Privacy statement

Privacy statement K & S accountants en adviseurs
K & S accountants en adviseurs is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in dit privacy statement.

Contactgegevens
De kwaliteitsbepaler (Michiel Volkers AA) is binnen ons kantoor het toeziend oog en het eerste aanspreekpunt voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens. Michiel Volkers is te bereiken via onderstaande gegevens:

K & S Accountants en adviseurs
Parklaan 1
5061JV Oisterwijk
[email protected]
013 - 582 03 04

K & S accountants en adviseurs behoudt zich het recht om te allen tijde het privacy statement te wijzigen. Wij raden u dan ook aan om dit privacy statement regelmatig door te nemen. Hierdoor blijft u op de hoogte van eventuele wijzigingen.

Persoonsgegevens die wij verwerken
Wij verwerken uw persoonsgegevens wanneer er gebruik wordt gemaakt van onze diensten en/of deze gegevens zelf aan ons verstrekt.

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken ten aanzien van de volgende categorieën:
- Potentiële klanten
- Klanten
- Salarisadministratie
- Leveranciers
- Sollicitanten

Doeleinden

Verwerkingen

Potentiële klanten

 

De verwerking geschiedt voor het aangaan en/of onderhouden van relaties en/of de eventuele procedures ten behoeve van het aangaan van een overeenkomst met een potentiële klant.

Persoonsgegevens van potentiële klanten worden verwerkt voor het aangaan van of ter uitvoering van een overeenkomst waarbij de betreffende potentiële klant (mogelijk) partij is, maar slechts op basis van toestemming van de betreffende potentiële klant.

K & S accountants en adviseurs kan persoonsgegevens van potentiële klanten verwerken voor het aangaan en onderhouden van een relatie met potentiële klanten. Hierbij kan onder andere ook worden gedacht aan het uitnodigen van potentiële klanten voor evenementen.

Daarnaast kan het voorkomen dat K & S accountants en adviseurs persoonsgegevens verwerkt om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Klanten

 

Verwerkingen vinden plaats voor:

·         Een cliëntacceptatie procedure;

·         Dienstverlening en/of advisering aan de klant;

·         Het onderhouden van relaties met de klant;

·         Het voeren van procedures en het optreden in rechte;

·         De uitvoering van wetgeving;

·         Het innen van openstaande vorderingen.

Persoonsgegevens van klanten worden verwerkt ter uitvoering van een overeenkomst, dan wel voor de behartiging van de wederzijdse gerechtvaardigde belangen.

Persoonsgegevens van klanten kunnen eveneens worden verwerkt om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

K & S accountants en adviseurs kan persoonsgegevens van klanten verwerken voor het aangaan en onderhouden van een relatie met klanten. Hierbij kan onder andere ook worden gedacht aan het uitnodigen van klanten voor evenementen.

Salarisadministratie

 

Verwerkingen vinden plaats voor:

·         Het berekenen en vastleggen van salarissen en vergoedingen aan of ten behoeve van betrokkene en/of diens medewerkers;

·         Het berekenen en vastleggen van belasting en premies ten behoeve van betrokkene;

·         Het regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van een dienstverband en de uitvoering of toepassing van een andere wet.

Persoonsgegevens van betrokkene en/of diens medewerkers worden verwerkt ter uitvoering van een overeenkomst, dan wel voor de behartiging van de wederzijdse gerechtvaardigde belangen.

Persoonsgegevens van betrokkene en/of diens medewerkers kunnen eveneens worden verwerkt om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Leveranciers

 

Verwerkingen vinden plaats voor:

·         Het uitvoeren van acceptatieprocedures;

·         Betalingen aan leveranciers;

·         Onderhouden van een relatie met de betreffende leverancier;

·         Het behandelen van geschillen;

·         Uitvoering of toepassing van een wettelijke bepaling;

 

Persoonsgegevens van leveranciers worden verwerkt ter uitvoering van een overeenkomst waarbij de betreffende leverancier partij is, dan wel voor de behartiging van de wederzijdse gerechtvaardigde belangen.

Persoonsgegevens van leveranciers kunnen eveneens worden verwerkt om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

 

Daarnaast ontvangen wij persoonsgegevens in het geval u bij ons solliciteert. Als u ons een curriculum vitae toestuurt om online te solliciteren dan zullen wij gebruikmaken van de door u verstrekte informatie om na te gaan of er voor u een geschikte vacature binnen K & S accountants en adviseurs is. Als u ons per e-mail verzoekt om informatie over K & S accountants en adviseurs, dan zullen wij gebruikmaken van uw e-mailadres en andere informatie die u ons verstrekt om te kunnen reageren op uw verzoek.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken K & S accountants en adviseurs verwerkt de volgende persoonsgegevens van u:

  • Uw voor- en achternaam
  • Uw adresgegevens
  • Burgerservicenummer (BSN)
  • Uw telefoonnummer
  • Uw e-mailadres
  • Uw IP-adres

Deze persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de met de cliënt overeengekomen doelen/dienstverlening.

Indien doelen dan wel dienstverlening wijzigen, wordt dit opnieuw met de betrokkene afgestemd.

Wij verzamelen geen bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens betreffende ras of etnische achtergrond, geloofsovertuiging, politieke opvattingen, lichamelijke en geestelijke gezondheidstoestand, seksuele geaardheid van bezoekers, genetische gegevens of biometrische gegevens.

Op basis van welke grondslag en met welk doel wij persoonsgegevens verwerken
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Uw toestemming, zoals bij het verzenden van onze nieuwsbrief met als doel om u de nieuwsbrief toe te kunnen sturen;
  • Uitvoeren van de overeenkomst, zodat wij u kunnen bellen of een e-mail kunnen sturen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
  • Wettelijke verplichting, omdat wij op grond van wet- en regelgeving mede vanuit onze beroepsorganisatie (NBA) verplicht zijn om bij de uitvoering van onze werkzaamheden zorg te dragen voor voldoende dossiervorming. Daarnaast verwerken wij ook persoonsgegevens bij bijvoorbeeld het verzorgen van de belastingaangiftes voor onze cliënten.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor gegevens worden verzameld dan wel de wettelijke bewaartermijnen die wij dienen te volgen. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

  • Voor cookies op onze website geldt een bewaartermijn van 30 dagen;
  • Gegevens van een potentiële cliënt (die bijvoorbeeld via de website naar ons kantoor worden verstuurd), worden na 1 jaar verwijderd indien de potentiële cliënt uiteindelijk geen cliënt bij ons kantoor is geworden. Indien een potentiële cliënt wel cliënt wordt bij ons kantoor, worden de gegevens bewaard zolang als nodig is voor de dienstverlening aan de cliënt;
  • Voor de vastlegging van persoonsgegevens in applicaties en dossiers ten behoeve van het uitvoeren van de dienstverlening voor de cliënt, volgt ons kantoor de wettelijke bewaartermijn die in veel gevallen 7 jaar bedraagt.

Delen van persoonsgegevens met derden
Wij verkopen geen persoonsgegevens van cliënten aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met de cliënt hebben of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Hieronder valt tevens het inzagerecht van instanties zoals de Belastingdienst. Met organisaties die gegevens voor onze cliënten verwerken in onze opdracht, sluiten wij een (sub)verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens van cliënten. K & S accountants en adviseurs blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

In bijzondere gevallen kan het voorkomen dat wij persoonsgegevens verstrekken aan externe deskundigen zoals een notaris, advocaat of pensioenspecialist in het kader van een met de cliënt overeengekomen opdracht voor deze externe deskundige(n). In dat geval zullen wij deze gegevens niet zonder toestemming van de cliënt verstrekken aan deze externe deskundige(n).

Deze gegevens worden niet gebruikt voor commerciële doeleinden.

Website
Ten aanzien van uw bezoek aan onze website geldt het volgende ten aanzien van persoonsgegevens.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
K & S accountants en adviseurs maakt gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers de websitegebruiken en hoe effectief de Adwords-advertenties van K & S accountants en adviseurs bij Googlezoekresultaatpagina’s zijn. De aldus verkregen informatie wordt, met inbegrip van het adres van uw computer (IP-adres), overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Lees het privacybeleid van Google voor meer informatie.

U treft ook het privacybeleid van Google Analytics hier aan. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over de Website aan K & S accountants en adviseurs te kunnen verstrekken en om haar adverteerders informatie over de effectiviteit van hun campagnes te kunnen bieden. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. K & S accountants en adviseurs heeft hier geen invloed op. K & S accountants en adviseurs heeft Google geen toestemming gegeven om via K & S accountants en adviseurs verkregen Analytics-informatie te gebruiken voor andere Google-diensten.

Bezoekers kunnen zich afmelden voor cookies door de internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunnen gebruikers ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van de browser verwijderen. Zie hier voor een toelichting.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Betrokkenen (de personen van wie wij persoonsgegevens verwerken) hebben het recht om persoonsgegevens in te zien, en te verzoeken om correctie of verwijdering. Daarnaast hebben betrokkenen het recht om eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens door K & S accountants en adviseurs en hebben betrokkenen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat betrokkenen bij ons een verzoek kunnen indienen om de persoonsgegevens die wij verwerken, in een computerbestand naar de betrokkene of een ander, door de betrokkene genoemde organisatie, te sturen.

Betrokkenen kunnen een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van de eigen persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van de toestemming of bezwaar op de verwerking van de persoonsgegevens sturen naar [email protected].

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door de betrokkene is gedaan, vragen wij om een kopie van een identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie de pasfoto, indien van toepassing de MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), het documentnummer en het Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van de privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, op het verzoek.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Wij nemen de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en nemen indien nodig passende (technische) (beveiligings)maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Bij het nemen van de beveiligingsmaatregelen is rekening gehouden met de te mitigeren risico’s, de stand van de techniek en de kosten van de beveiligingsmaatregelen. Wij zullen periodiek steekproefsgewijs interne controles uitvoeren.

Als betrokkenen de indruk hebben dat gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met de kwaliteitsbepaler. De contactgegevens zijn bovenaan dit privacy statement vermeld. Ook kan de klant de manier waarop wij de beveiligingsmaatregelen naleven laten inspecteren door een onafhankelij deskundige. De kosten van deze inspectie zijn volledig voor rekening van de klant en er dient een kopie van het inspectierapport ter beschikking worden gesteld aan K & S accountants en adviseurs.

Uw mening is belangrijk
Uw mening is belangrijk voor ons en daarom vragen wij u ook om bij vragen, opmerkingen, suggesties over uw rechten en/of de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan contact op te nemen met de kwaliteitsbepaler. Vanzelfsprekend helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens.

Indien de situatie zich voordoet dat u er samen met ons niet uitkomt, heeft u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan via de website van www.autoriteitpersoonsgegevens.nl